O procedură spune cum aplicăm o politică, se scrie pe puncte numerotate („pct. N") și se schimbă printr-o propunere atașată unei decizii a consiliului.
O
procedură descrie
cum se aplică o politică: cine face ce, în ce ordine și cu ce dovezi. Se scrie pe
secțiuni și puncte numerotate, iar fiecare punct poate fi citat ca „pct. N" (de exemplu „pct. 3.2 din
Procedura de verificare a integrității") — vezi
Documente scrise pe secțiuni. Procedurile sunt documente normative ca orice altele: le răsfoiești în
Documente normative, le vezi istoricul de versiuni și poți comenta punctual.
ℹ️
Procedură sau instrucțiune de lucru?
O
procedură e un text normativ: se aprobă, se versionează și se citează.
Instrucțiunile de lucru sunt aplicația pas-cu-pas în care o persoană parcurge efectiv o activitate (bifează pașii, atașează dovezi) — vezi
Instrucțiuni de lucru. Procedura spune regula, instrucțiunea te conduce prin ea.
Categorii și echipa responsabilă.
Responsabilii cu documentele normative ai unei structuri își grupează procedurile pe categorii (de exemplu „Safe from Harm", „Financiar", „Membri"), din pagina Categorii (/regulamente/categorii/<structură>/). Lista de documente afișează procedurile grupate pe categorie.
O categorie poate avea o echipă responsabilă: fie un grup al structurii, fie o echipă definită de aplicație (de exemplu Echipa Națională Safe from Harm). Componența echipei nu se copiază — se citește mereu de la sursă, deci când se schimbă echipa, se schimbă și responsabilii categoriei.
Cardul „Aprobare". Pe pagina unui document, în capul fiecărui grup din lista de documente și pe pagina unei propuneri vezi un card Aprobare: cine propune, ce organ aprobă acel tip de document la nivelul lui (de exemplu „Adunarea Generală a ONCR", „Consiliul Director", „Consiliul Centrului Local …"), dacă mai există o validare și cine pune modificarea în vigoare. Pe pagina propunerii e evidențiat pasul curent. Dacă organul nu apare în organigramă, cardul îl marchează neconfigurat.
Cum se propune o modificare. Procedurile le aprobă consiliul structurii — Consiliul Director (CD) la nivel național, Consiliul Centrului Local (CCL) la un Centru Local — nu adunarea generală. Propunerea se atașează unei decizii a consiliului:
Creezi propunerea și editezi textul ca la orice document normativ — vezi Cum creezi o propunere de modificare.
Consiliul deschide în guvernanță o decizie (CD la nivel național, CCL la nivel local) pentru această procedură.
Din propunere apeși Trimite la votare și alegi, din lista de decizii deschise ale consiliului pe care le poți vedea, decizia căreia îi atașezi propunerea. Propunerea devine publică și intră în starea În aprobarea consiliului.
Nu înregistrezi votul pe propunere. Rezultatul deciziei e rezultatul propunerii: dacă decizia e adoptată, propunerea e Aprobată; dacă e respinsă, e Respinsă; dacă decizia e retrasă, propunerea revine în Ciornă și o poți trimite din nou.
După aprobare, responsabilul cu documentele pune modificarea în vigoare, ca la orice alt document. Semnarea deciziei urmează după adoptare și nu blochează punerea în vigoare.
Cardul „Texte normative modificate". Pe pagina deciziei apare, dacă există, cardul Texte normative modificate: lista propunerilor atașate deciziei, fiecare cu link către diferența dintre versiuni — așa văd membrii consiliului exact ce schimbă decizia, fără să mai coloreze manual modificările într-un document separat. Vezi doar propunerile pe care ai voie să le citești; o propunere privată a altcuiva nu apare.
⚠️
Fără consiliu în organigramă nu poți trimite
Dacă structura nu are în organigramă un consiliu permanent, propunerea de procedură nu poate fi trimisă, iar aplicația spune ce lipsește. Cere unui administrator să adauge unitatea consiliului în organigramă.