Adunarea Generală națională este o adunare a Centrelor Locale, nu a persoanelor: fiecare Centru Local votează prin cel mult un delegat. Toate structurile sunt invitate, dar votează doar cele cu drept de reprezentare. Centrul Local are la dispoziție, implicit, un loc cu drept de vot și două locuri fără drept de vot (numărul se poate schimba pentru un anumit eveniment).
Pe pagina evenimentului, deasupra filelor, găsești cardul „Reprezentarea structurilor”. Fiecare structură pe care o poți vedea are acolo un card propriu, cu situația ei, locurile ocupate și acțiunile posibile.
Doar reprezentantul direct al Centrului Local — de regulă Șeful Centrului Local — își ocupă locul sau desemnează un delegat. Membrii consiliului Centrului Local văd cardul și locurile, dar înscrierea și desemnarea le face președintele. Dacă nu ești reprezentantul direct, butoanele nu apar.
Pe cardul Centrului Local, alege „Loc” (cu sau fără drept de vot) și apasă „Mă înscriu eu” ca să ocupi tu locul.
Sau, la „Desemnez un delegat (membru al structurii)”, caută după nume (minimum 2 litere) ori scrie adresa contului VolunHub al persoanei, alege „Loc”, apoi organul care a hotărât, la „Hotărât de” — Consiliul Centrului Local sau Adunarea Generală a Centrului Local — și apasă „Desemnez un delegat”.
Delegatul primește o notificare. O persoană poate reprezenta o singură structură la același eveniment, iar un loc cu drept de vot poate fi ocupat doar de o persoană cu cont VolunHub, pentru că votul se dă în aplicație.
ℹ️ Cine poate fi delegat
Dacă ai desemnat un delegat (nu te-ai înscris tu), evenimentul cere în mod obișnuit un mandat. Mandatul este o confirmare a Centrului Local, nu un control de identitate: un delegat care se autentifică cu contul său nu trebuie să prezinte un act de identitate.
Delegatul primește o notificare și, pe cardul locului, butonul „Completează datele pentru mandat”. Introduce o singură dată CNP-ul și adresa de domiciliu și apasă „Salvează pe mandat”. Datele se păstrează criptat, doar pe mandat, nu se scriu în profilul lui și pot fi văzute numai de delegat, de comisia de validare și de administratori; fiecare consultare este înregistrată. Pe documentul semnat, CNP-ul apare mascat (doar ultimele patru cifre).
Mandatul se generează automat, iar reprezentantul direct primește notificarea „Mandat de reprezentare de semnat”. Apasă „Semnează mandatul”, citește explicația — este o semnătură electronică simplă, cu efect juridic — apasă „Am citit — continuă la semnare” și confirmă semnătura.
Cât timp mandatul așteaptă, pe card vezi starea lui: „Așteaptă datele delegatului”, „Mandat în semnare” sau „Mandat semnat”. După semnare, locul intră automat la comisia de validare.
ℹ️ Mandat pe hârtie
Fiecare loc ocupat — și cel al reprezentantului direct — trebuie validat de comisia de validare a delegaților. Starea locului se vede în coloana „Stare”: Înregistrat → (Mandat în semnare) → Verificat (așteaptă comisia) → Aprobat → Prezent. Comisia poate și să respingă locul: motivul îl vezi pe card, iar delegatul și reprezentantul direct îl primesc prin notificare. După ce corectezi (de exemplu înlocuiești delegatul sau atașezi mandatul), apeși „Redepune” și locul intră din nou în coada comisiei. Detalii pentru comisie: Comisia de validare a delegaților.
Până când locul este folosit la adunare, îl poți retrage („Retrage”, cu confirmare) sau, din „Detalii”, înlocui delegatul. Retragerea eliberează locul și invalidează codul de check-in al persoanei înlocuite. Înscrierile structurilor se închid la momentul stabilit de organizatori — implicit, la începutul evenimentului — și apoi doar organizatorii și comisia mai pot modifica locurile.
Dreptul de vot al unui loc depinde de două lucruri: locul trebuie să fie validat de comisie, iar Centrul Local să aibă drept de vot la acest eveniment. Cardul arată insigna „Cu drept de vot” sau „Fără drept de vot”, cu motivele dedesubt. Verificările sunt:
Legal înființat — un Grup Candidat, care nu este încă Centru Local, participă fără drept de vot;
Nesuspendat — un Centru Local suspendat sau propus spre desființare nu votează;
Cotizația națională — dacă nu este achitată, apare doar un avertisment și nu schimbă dreptul de vot. Unde VolunHub nu evidențiază cotizația, rezultatul este „Necunoscut”, care nu blochează niciodată.
Situația tuturor structurilor invitate — cu și fără drept de reprezentare — este pagina „Situația structurilor” din card (/evenimente/<eveniment>/reprezentare/). Organizatorii o pot publica: fiecare structură primește atunci o notificare cu situația ei, iar schimbările de după publicare sunt marcate „modificat după publicare”. Situația se recalculează periodic până la începutul evenimentului și apoi rămâne înghețată. Organizatorii pot înlocui rezultatul cu o decizie proprie, dar numai cu un motiv, iar cardul arată atunci „Decizie a organizatorilor”. În mod obișnuit lista o văd membrii care pot vedea evenimentul, nu oricine.
ℹ️ Fără drept de vot nu înseamnă fără drept de a participa
Dacă adunarea este fizică sau hibridă și check-in-ul cu cod QR este activ, delegatul își deschide locul (pagina „Locul meu de reprezentare” sau ecranul evenimentului din aplicație) și apasă „Codul meu pentru check-in”. La intrare, un organizator scanează codul din pagina „Check-in delegați”, compară numele și numărul de membru cu persoana din față și apasă „Marchează prezent”. Mandatul nu mai trebuie prezentat la intrare. Codul te identifică pe tine: nu-l trimite altcuiva. Un loc nevalidat este semnalat „nevalidat” și nu se marchează prezent, iar un cod al unui delegat înlocuit sau retras arată „Cod nerecunoscut”. Dacă pagina de vot a evenimentului îți cere să confirmi prezența, vezi Votul live la un eveniment.